Présentation d'Office

1. Office 2010, 2007 et les versions plus anciennes

1.1 Sur quelles versions allons-nous nous focaliser ?

Nous allons maintenant en apprendre un peu plus sur Office, et plus particulièrement la suite 2010. La suite 2007 ressemble beaucoup donc si vous avez cette version, vous ne serez pas perdu. Voici une capture d'écran de chaque logiciel de 2010 :

Captures d'écran de Word, Excel, Powerpoint et Outlook 2010

Astuce : Cliquez sur une des images pour la voir en plus grand !

L'interface graphique a complètement été revue depuis la version 2007 et offre un plus grand confort d'utilisation qu'auparavant.

1.2 Les versions plus anciennes

Si vous travaillez sur des versions plus anciennes d'Office, le cours Xyoos ne sera alors pas totalement adapté (on vous présentera des éléments qui n'existaient pas, mais la plupart des éléments restent les mêmes). Par exemple le menu principal était totalement différent.

Capture d'écran de Word, version 2003.

2. L'interface graphique commune aux logiciels Office

Les logiciels de la suite Office possèdent la même interface graphique de base. Cette cohérence permet de maitriser plus facilement chaque logiciel et de retrouver.

Question : C'est quoi au juste, une interface graphique ?

L'interface graphique concerne la présentation visuelle de votre logiciel à l'écran, le positionnement des menus, des éléments ...

Définition: Une interface graphique bien réalisée amènera à un logiciel facile à l'emploi et intuitif : c'est l'ergonomie.

Un certain nombre d'éléments sont communs à chaque logiciel de la suite Office.

Ils sont d'une grande aide et forment le coeur de l'utilisation des logiciels. Je vous les présente en détail ci-dessous.

2.1 Le menu principal d'Office

En cliquant sur le bouton "Fichier", vous aurez accès à plusieurs choses intéressantes : vous avez déjà la possibilité d'ouvrir un document de votre ordinateur, d'enregistrer votre document, d'en faire une copie avec "enregistrer sous", ainsi que la liste des documents ouverts récemment et le bouton imprimer.

Le menu principal Office : ouvrir et enregistrer un document, les documents récents

Ce menu vous permet donc de gérer rapidement vos fichiers crées avec la suite Office. Nous allons voir au prochain cours comment créer un fichier, l'éditer, l'envoyer ...

2.2 Le ruban

Au-dessus du ruban se trouvent des onglets, qui permettent de faire apparaitre d'autres fonctions. Chacune. Par exemple sous Word, l'onglet Accueil possède les fonctionnalités les plus utiles pour la mise en forme du texte.

Le ruban Office sous l'onglet Accueil

En cliquant sur l'onglet insertion, le ruban change pour faire apparaitre de nouvelles options, qui permettent d'insérer une image, un graphique ...

L'onglet Insertion fait apparaitre de nouvelles options

Chaque logiciel de la suite fonctionne avec un ruban. D'autres logiciels de Microsoft fonctionnent également désormais avec un ruban. C'est le cas notamment de Paint.

2.3 Barre d'outils rapide

A force d'utiliser certaines fonctions du logiciel, vous voudrez peut-être y avoir accès plus rapidement que de passer par le ruban. La zone de lancement rapide est faite pour ça : elle se trouve tout en haut à gauche de la fenêtre.

La barre de lancement rapide de fonctionnalités Office

Par défaut on retrouve le bouton "enregistrer", "annuler" et "refaire", "Imprimer", qui sont les fonctions les plus régulièrement employées en général.

Question : Est-ce que je peux personnaliser cette barre et si oui comment je peux faire ?

Oui c'est possible et c'est même fait pour ! Il existe plusieurs solutions pour personnaliser votre barre : soit cliquer sur la petite flèche à droite de la barre et choisir les commandes à mettre, soit dans le logiciel, en faisant un clic droit sur la fonction souhaitée :

Faites un clic droit sur la fonction voulue, puis choisissez Ajouter à la barre d'outil rapide

2.4 Bas de fenêtre

En bas de page on retrouve plusieurs informations plutôt utiles. Dans Word on peut savoir combien on a écrit de pages sur le document et combien il y a de mots en tout, à gauche.

A droite : le zoom, très pratique pour afficher un document en plus grand ou plus petit

A droite on retrouve le zoom : c'est une fonction vraiment très utile, lorsque vous faites face à un texte trop petit, vous pouvez zoomer sur le document ou au contraire, dézoomer afin d'avoir un aperçu global du document.

Astuce : Pour zoomer ou dézoomer vous pouvez soit cliquer sur les pastilles + et - , soit prendre la petite réglette et la faire glisser de gauche à droite.

Le zoom au minimum permet d'afficher plusieurs pages en même temps

2.5 Le correcteur orthographique

Outil très pratique, le correcteur orthographique souligne en dents de scie automatiquement les mots qu'il considère comme erronés :



• en rouge : les fautes d'orthographe
• en vert : les fautes de grammaire
• en bleu : les fautes de contexte (homonymes mal employés par exemple)

Il suffit de faire un clic droit sur un mot et Office vous propose diverses corrections. On en parlera plus en détail plus tard.
Tous ces éléments sont communs à toute la suite Office, vous les retrouverez donc dans Word,Excel, PowerPoint, Outlook et les autres, ce qui est très pratique !